ビジネスメールでは、文章の最後に「署名」を記載することがマナーとされています。署名があることで、送信者の情報を名刺のように簡潔に伝えられるからです。「まだ大学生だし……」とビジネスメールのように署名を付けるべきか悩む方も多いかもしれませんが、大学生でもメールに署名は付けたほうがよいでしょう。

本記事では、メール署名の重要性や具体的な書き方、参考になるテンプレートについて解説します。

メール署名の重要性

はじめに、メール署名の重要性について見ていきましょう。

ビジネスメールに署名を付けることは当然であり、社会人としてのマナーと言えます。ビジネスで初めて会う相手には必ず名刺を手渡すように、メールにおいても「自分が何者なのか」にあたる情報（署名）の開示は欠かせません。

メールは重要な連絡ツールとして健在

大学生の中には、「今の時代、そもそもメールってあまり使われていないのでは？」と考える方もいるでしょう。確かに、現代においてはSNSやチャットアプリなどのコミュニケーションツールが発展しており、日常的なコミュニケーションでメールを使う機会は少なくなってきました。

しかし、ビジネスにおいては重要な内容のやり取りはもちろん、日々の連絡ツールとしてもメールは活用され続けています。そのため、普段メールを使う機会が少ない方は、就職活動や社会人になるまでの準備としてメールの基本的な使い方を理解しておく必要があるでしょう。

メール署名が持つ意味とは

先述のように、自身の基本的な情報をまとめた署名は名刺のような役割を担います。会社名、氏名、所属部署名、電話番号、会社のURLなどの情報を載せることで、相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行ったりする効果も見込めます。

「今誰と連絡を取っているのか」をわかりやすくすることで、円滑なビジネスコミュニケーションが取れるようになります。

大学生にとってのメール署名の重要性

大学生にとっても社会人と同様、メールに署名を付けることはマナーと言えます。続いては、大学生にとってのメール署名の重要性について解説します。

所属や役割を伝えることで信頼性向上

大学や学部、学科、所属ゼミ、役職や役割などが署名に書かれていると、それだけで自己紹介は不要になり、どこの誰なのかを相手に伝えることができます。

企業担当者は、1日に何百人もの相手とメールをやり取りしていることがあります。署名がしっかりと記載されていれば「どのような人物とメールのやり取りをしているのか」を把握しやすくなるため、信頼性という観点からも署名は重要です。

連絡先を伝えるための手段として

署名にはメールアドレスや電話番号を併記するケースが一般的。そのため、署名があればメールから連絡先を探すことが可能です。メールに署名がないと、企業の担当者からメールを見て大学生に電話をしようと思っても、すぐには連絡できません。

一方、署名に電話番号が記載されていれば、調べる手間や時間をかけることなくスムーズに連絡できるでしょう。

就活で採用担当者とメールのやり取りが発生する

就活やインターンでは、企業の採用担当者とメールでやり取りする機会も少なくありません。大学生であっても、ビジネスマナーに則ってメールのやり取りをすることができれば、相手への印象を悪くせずに就活を進められるでしょう。

メールでは署名をすることが一般的であるため、それだけで相手に好印象を与えるのは難しいかもしれませんが、「印象を悪くしない」という点においてメール署名は非常に重要であると言えます。

メール署名の基本要素

署名欄を構成する基本要素は、囲み線、名前と役職所属組織、連絡先、必要に応じてSNSとWebサイトです。まずはテンプレートを確認したうえで、それぞれのポイントを確認しておきましょう。

署名テンプレート

特に大学生の場合は個性的なものよりもシンプルなものが求められます。テンプレートとしては、次のようなものが望ましいでしょう。

署名エリアの囲み線

本文と署名のエリアを分ける囲み線は、あくまでも読みやすくするための役割ですので、派手な装飾は避けたほうが無難です。顔文字などを利用して個性を出したいという方も中にはいるかもしれませんが、「ビジネスの場にふさわしくない」という点でマイナスな印象になる可能性があります。

囲み線についてはシンプルさが重要です。とはいえ、ワンポイント程度なら問題はないので、実際に使用しても問題ない囲み線（装飾）の例を紹介します。

「————————————-」

「=====================」

「**********************************」

「■■━━━━━━━━━━━━━」

「●〇———————————〇●」

この程度であれば過度な装飾とは見なされないため、好みで使用しましょう。

名前と役職

メール署名において、名前と役職の記載は必須です。署名を記載するにあたって名前を入れ忘れるケースはないと思いますが、上下の行にスペースを空けるなど読みやすくする工夫をするとよいでしょう。また、名前にはふりがなもしくはアルファベット表記も付けるとベターです。特に珍しい名字や読み方、特殊な名前の場合は、呼び方がわからないという事態になりかねません。先方に安心感を与えるためにも、ふりがなは入れるようにしましょう。

役職については、大学生はあまり記入する機会はないかもしれません。しかし、社会人となってからは必須です。役職に応じて会社の中でも権限や責任が変わり、取引相手がどのような立場の人を相手にしているか知る必要があるためです。

所属組織

所属している大学やゼミなどについても記載します。大学については、学部・学科に関する情報も必ず入れましょう。学年までは必須ではありませんが、入れて悪いことはありません。

連絡先

電話番号やメールアドレスなどの連絡先も、メール署名には欠かせません。電話番号は緊急の連絡も想定し、日中連絡が取りやすい携帯電話の番号を記入するようにしましょう。

メールアドレスは、基本的には送っているメールと同様のものを記載すれば問題ありません。

SNSとWebサイト

記載するかしないかは人それぞれですが、本名でSNS活動している場合や、研究実績やポートフォリオなどをまとめたWebサイトがある場合は記載してもよいでしょう。併記しておくことで他の就活生との違いをアピールできたり、自分の長所をより理解してもらえたりすることが期待できます。

SNSやポートフォリオなどのWeb上での活動が健全で好意が持てる内容である場合、企業側があなたの人間性を知る術として有利に働く可能性があります。

逆に昨今では、SNS活動による炎上などは就活でも厳しく見られます。また、積極的な活動を行っていないという場合は、無理に記載する必要はありません。

署名設定のポイント

最後に、メール署名を設定するポイントについて見ていきます。

シンプルイズベスト

署名はシンプルでも目的を果たせるため、無理に装飾する必要はありません。どうしても個性を出したい場合は、装飾したテンプレートを活用するのも手ですが、大学生の場合は無理に個性を出さないほうが無難です。

メール署名については「シンプルイズベスト」ということを認識しておきましょう。

個人の住所は記載しなくてもよい

メール署名には連絡先として電話番号とメールアドレスを記載しますが、住所は記載しなくても問題ありません。会社員とメールでやり取りをすると署名に住所が入っていることが多くありますが、それはあくまでも会社の住所です。

とはいえ、「住所を入れたらマナー違反」というわけでもないので、記載したいのであれば記載しましょう。

まとめ

メール署名には、自分の情報を簡潔に伝える「名刺」としての役割があります。学生においてもメールの最後に署名を付けることで、信頼性の向上や相手とのスムーズなコミュニケーションが期待できます。

メール署名を記載する際にはシンプルさを意識して記載するようにしましょう。

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